會(huì)議工作復(fù)雜，環(huán)節(jié)多，稍有不慎就可能出現(xiàn)疏漏和錯(cuò)誤。探索會(huì)議的工作流程，可以使復(fù)雜的會(huì)議工作變得簡(jiǎn)潔、清晰、高效。

01會(huì)前計(jì)劃準(zhǔn)備

會(huì)前準(zhǔn)備是做好會(huì)務(wù)工作的基礎(chǔ)和前提。會(huì)議的整個(gè)過(guò)程和每一個(gè)環(huán)節(jié)都要精心策劃，對(duì)可能出現(xiàn)的問(wèn)題提前做好計(jì)劃。

(一)制定計(jì)劃

會(huì)議計(jì)劃是組織會(huì)議的總體安排，主要包括會(huì)議的名稱、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、主要議程、會(huì)議任務(wù)和職責(zé)分工等。會(huì)議計(jì)劃應(yīng)簡(jiǎn)明、具體、明確，具有較強(qiáng)的可操作性，并須報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。會(huì)議方案確定后，主辦部門(mén)召集各相關(guān)部門(mén)召開(kāi)會(huì)議協(xié)調(diào)會(huì)，協(xié)調(diào)各部門(mén)按方案要求落實(shí)各自職責(zé)。

(B)明確的任務(wù)

在會(huì)議籌備階段，主要任務(wù)如下：

1.起草會(huì)議通知。會(huì)議通知的要素主要包括會(huì)議名稱、主要內(nèi)容、報(bào)名時(shí)間和地點(diǎn)、參會(huì)單位、報(bào)名要求、聯(lián)系人姓名和電話等。會(huì)議通知要準(zhǔn)確、清晰、簡(jiǎn)潔，特別是時(shí)間、地點(diǎn)要明確，時(shí)間一般要注明年、月、日，不能使用“明天”、“后天”等易混淆的詞語(yǔ)：會(huì)議地點(diǎn)要精確到具體樓層和門(mén)牌號(hào)，如辦公樓六樓第三會(huì)議室。

2.發(fā)出會(huì)議通知。會(huì)議通知的方式有電話、短(微)消息、面對(duì)面、內(nèi)網(wǎng)郵件等多種，根據(jù)情況可同時(shí)使用一種或多種。通知一定要注意：一是保密，機(jī)密會(huì)議不能發(fā)短信。二是要負(fù)責(zé)，一定要保證會(huì)議通知及時(shí)送達(dá)參會(huì)人員手中。當(dāng)面通知的，要制作簽到登記表，每份通知都要簽名確認(rèn)。用電子郵件發(fā)送，并附上保留的收據(jù)。通過(guò)短信發(fā)送的，要求接收方及時(shí)回復(fù)。

3.落實(shí)參與者。統(tǒng)計(jì)匯總會(huì)議請(qǐng)假清單，必要時(shí)核實(shí)請(qǐng)假情況。與會(huì)人員名單要認(rèn)真核對(duì)，確保無(wú)出入，并打印紙質(zhì)請(qǐng)假清單，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議主持人報(bào)告。

4.協(xié)調(diào)在場(chǎng)的領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)會(huì)議要求，通過(guò)當(dāng)面匯報(bào)、電話、短信等多種方式邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議。重點(diǎn)提醒領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主要參加人員(部門(mén))、議程。開(kāi)會(huì)前1小時(shí)左右，以適當(dāng)方式提醒領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)時(shí)間。

5.預(yù)訂會(huì)議室。會(huì)議時(shí)間確定后，應(yīng)立即聯(lián)系后勤、物業(yè)等會(huì)議室管理服務(wù)部門(mén)，預(yù)訂會(huì)議室，并請(qǐng)物業(yè)服務(wù)人員協(xié)助做好清潔、擺放桌椅等準(zhǔn)備工作。如果有其他單位的人參加，要提前做好引導(dǎo)卡。

6.編寫(xiě)會(huì)議說(shuō)明。對(duì)全省業(yè)務(wù)工作會(huì)議、全行干部職工大會(huì)、年中工作會(huì)議等大型會(huì)議，要編制會(huì)議批示，批示的安排要準(zhǔn)確、明確、周到、簡(jiǎn)潔。主要包括：會(huì)議紀(jì)律要求、日程安排、作息時(shí)間、參會(huì)人員名單、分組名單、住宿或大巴安排、值班電話、會(huì)議人員名單及聯(lián)系方式、注意事項(xiàng)等。

7.制作會(huì)議憑據(jù)。根據(jù)會(huì)議需要，制作代表證、出(出)座證、通行證、工作證、車(chē)輛通行證等證件。證件的制作應(yīng)結(jié)合會(huì)議主題，遵循美觀、經(jīng)濟(jì)、適用的原則，并做到易于識(shí)別、便于管理、有利于安全。

8.場(chǎng)地布置。主要指裙房及附屬設(shè)施的布置。總的要求是規(guī)范、和諧、莊重、大方，與會(huì)議主題相一致。首先是合理布局主席臺(tái)。主席臺(tái)是會(huì)場(chǎng)的焦點(diǎn)和中心，體現(xiàn)了整個(gè)會(huì)議的風(fēng)格和氛圍，是會(huì)場(chǎng)布置的重點(diǎn)。要綜合考慮會(huì)議性質(zhì)、主席臺(tái)就座人數(shù)、領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)出方便、主席臺(tái)大小等因素。二是附屬設(shè)施的調(diào)試。主要是音響，燈光，投影設(shè)備。根據(jù)會(huì)議需要，安排合適的話筒放在合適的位置，提前逐個(gè)試聽(tīng)，確保每個(gè)話筒都能正常使用。如果需要播放音樂(lè)，要提前試用，最好做好備份，確保萬(wàn)無(wú)一失。檢查場(chǎng)館內(nèi)的照明是否損壞。如果損壞，需要提前維修更換；提前準(zhǔn)備好攝像頭和麥克風(fēng)電源。有投影演示時(shí)，要提前預(yù)演，根據(jù)需要及時(shí)調(diào)整燈光。

9.制作并放置餐桌標(biāo)牌。根據(jù)最終的參會(huì)人員名單，做出表簽；要認(rèn)真核對(duì)觀眾表簽，防止遺漏、重復(fù)、錯(cuò)別字。根據(jù)《文明禮儀手冊(cè)》等規(guī)范，合理安排參會(huì)人員座位。表簽擺放后，應(yīng)及時(shí)制作場(chǎng)館座位圖，打印后擺放在場(chǎng)館內(nèi)，便于參考。

10.組織和調(diào)度會(huì)議車(chē)輛。根據(jù)會(huì)議需要借用或租用車(chē)輛，并安排專人負(fù)責(zé)車(chē)輛調(diào)度，清點(diǎn)人數(shù)，防止遲到和遺漏。車(chē)輛較多時(shí)，應(yīng)對(duì)車(chē)輛進(jìn)行編號(hào)分組，便于調(diào)度。

11.安排新聞報(bào)道。對(duì)于需要新聞報(bào)道的會(huì)議，要提前與宣傳部或新聞單位聯(lián)系，在會(huì)場(chǎng)安排新聞宣傳員專用座位，協(xié)調(diào)銜接。

12.分發(fā)會(huì)議材料。會(huì)議材料要登記成單，分發(fā)時(shí)要一份一份登記，做到不漏一份，不漏一份。視情況可在會(huì)前通知參會(huì)單位(人員)提前派人領(lǐng)取，也可在會(huì)議簽到時(shí)一起發(fā)放，或提前放置在參會(huì)人員座位上。對(duì)于放在主席臺(tái)上的資料，從頭到尾核對(duì)順序和頁(yè)碼，擺放整齊，確保沒(méi)有錯(cuò)誤。對(duì)于保密文件，要嚴(yán)格按照有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行登記，及時(shí)收回或提醒傳閱，并按保密規(guī)定保存，防止泄密。

(3)實(shí)施分工

起草一份好的會(huì)議計(jì)劃。任務(wù)按計(jì)劃分解后，要協(xié)調(diào)分工，明確責(zé)任人，規(guī)定各項(xiàng)任務(wù)完成時(shí)限，抓好分工落實(shí)，會(huì)前全面自查，確保萬(wàn)無(wú)一失。

02鐘服務(wù)

會(huì)議中的工作是指從會(huì)議報(bào)告開(kāi)始到會(huì)議結(jié)束的工作。會(huì)議期間工作無(wú)小事。周到細(xì)致是做好會(huì)議期間服務(wù)工作的基本要求。會(huì)議中的服務(wù)工作復(fù)雜瑣碎，情況不斷變化。一定要注重細(xì)節(jié)，一絲不茍。

(一)組織會(huì)議報(bào)到

會(huì)議登記工作主要包括人員身份確認(rèn)、登記、根據(jù)會(huì)議要求分發(fā)信息、提醒注意事項(xiàng)等。做到快速準(zhǔn)確，熱情周到，耐心細(xì)致，井然有序。

(2)做好會(huì)議簽到工作

安排專人打印簽到表并放置會(huì)場(chǎng)，提醒參會(huì)人員簽到，并做好參會(huì)人員的清點(diǎn)登記工作，實(shí)時(shí)掌握參會(huì)人員的出勤情況，視情況及時(shí)召集參會(huì)人員參加會(huì)議。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)統(tǒng)計(jì)和總結(jié)參加會(huì)議的人數(shù)，登記遲到和缺席人員名單。

(三)維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序

在m

會(huì)后工作是會(huì)議工作的重要組成部分，是保證會(huì)議質(zhì)量、達(dá)到會(huì)議效果的重要環(huán)節(jié)。通過(guò)會(huì)后工作總結(jié)會(huì)議組織的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，推動(dòng)會(huì)議精神的貫徹落實(shí)，進(jìn)一步優(yōu)化會(huì)議工作機(jī)制，提升會(huì)議效果。

(1)退貨服務(wù)

協(xié)調(diào)組織與會(huì)人員的會(huì)后服務(wù)，必要時(shí)協(xié)助聯(lián)系交通或訂票，對(duì)個(gè)別因工作需要臨時(shí)住宿的人員，妥善安排食宿。

(二)材料的歸檔

會(huì)后應(yīng)及時(shí)收集會(huì)議計(jì)劃、通知、簡(jiǎn)報(bào)、講話材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、聲像資料等相關(guān)材料，并按規(guī)定歸檔備查。同時(shí)，根據(jù)保密要求，對(duì)需要回收的會(huì)議資料進(jìn)行清點(diǎn)登記，以便回收。根據(jù)需要發(fā)布會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或信息，起草和分發(fā)會(huì)議紀(jì)要，印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話。

(三)會(huì)后總結(jié)

每次會(huì)議結(jié)束后，我們都要進(jìn)行及時(shí)、客觀、準(zhǔn)確的總結(jié)。梳理和會(huì)議工作的成功經(jīng)驗(yàn)、存在的問(wèn)題和不足。特別要注意收集整理與會(huì)人員對(duì)會(huì)議的意見(jiàn)和建議，為今后進(jìn)一步改進(jìn)會(huì)議工作提供參考。同時(shí)，要把會(huì)議決定事項(xiàng)的辦理情況納入督查督辦工作，確保會(huì)議精神及時(shí)落實(shí)。

做好會(huì)務(wù)工作，除了在程序上力求完美，還需要工作人員不斷提高自身素質(zhì)。

首先是統(tǒng)籌意識(shí)。會(huì)議工作任務(wù)重、要求高、涉及面廣，要求會(huì)議工作人員牢固樹(shù)立大局意識(shí)，從全局高度統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門(mén)、會(huì)議環(huán)節(jié)的銜接落實(shí)，謀劃好每一個(gè)細(xì)節(jié)，確保會(huì)議組織周到、高效、有序。

第二是靈活應(yīng)變的能力。會(huì)議工作中有許多不可預(yù)測(cè)的因素，需要會(huì)議工作人員樹(shù)立應(yīng)變意識(shí)，提高應(yīng)變能力，沉著不亂，及時(shí)妥善處理各種臨時(shí)突發(fā)事件，確保會(huì)議成功。

第三是認(rèn)真負(fù)責(zé)的品質(zhì)。會(huì)議工作瑣碎繁重，涉及環(huán)節(jié)多，任何一個(gè)小失誤都可能造成很大影響。因此，會(huì)議工作人員必須具有高度的責(zé)任感，充分發(fā)揮自己的積極性和主動(dòng)性，盡最大努力補(bǔ)好位，把握好每一個(gè)環(huán)節(jié)，做好每一個(gè)細(xì)節(jié)，才能使會(huì)議有序、順利地完成。